Inovatívny workflow pre Heineken Slovensko

Prípadová štúdia Heineken Slovensko

18. 2. 2020

SPOLOČNOSŤ HEINEKEN SLOVENSKO NAPREDUJE V DIGITÁLNEJ TRANSFORMÁCII AJ ROZŠIROVANÍM FUNKCIONALÍT LOKÁLNYCH SYSTÉMOV CRM. VĎAKA TOMU VZNIKOL NOVÝ INTERNÝ WORKFLOW „HFORMS“ POSTAVENÝ NA TECHNOLÓGII OD SPOLOČNOSTI NESS. VÝRAZNE ZJEDNODUŠIL A SPREHĽADNIL CELÝ PROCES VYTVÁRANIA A SPRACOVANIA ŽIADANIEK PREVÁDZOK, KTORÉ OBCHODNÉ ODDELENIE VYUŽÍVA PRI SVOJEJ PRÁCI.

Inovatívny workflow pre Heineken Slovensko

Prípadová štúdia Heineken Slovensko

18. 2. 2020

SPOLOČNOSŤ HEINEKEN SLOVENSKO NAPREDUJE V DIGITÁLNEJ TRANSFORMÁCII AJ ROZŠIROVANÍM FUNKCIONALÍT LOKÁLNYCH SYSTÉMOV CRM. VĎAKA TOMU VZNIKOL NOVÝ INTERNÝ WORKFLOW „HFORMS“ POSTAVENÝ NA TECHNOLÓGII OD SPOLOČNOSTI NESS. VÝRAZNE ZJEDNODUŠIL A SPREHĽADNIL CELÝ PROCES VYTVÁRANIA A SPRACOVANIA ŽIADANIEK PREVÁDZOK, KTORÉ OBCHODNÉ ODDELENIE VYUŽÍVA PRI SVOJEJ PRÁCI.

Východiskový stav

Obchodní zástupcovia Heineken Slovensko si pôvodne pre prevádzky, o ktoré sa v rámci svojej obchodnej činnosti starajú (najmä oblasť HORECA), vytvárali rôzne žiadanky v rôznych formátoch. Napríklad vo forme Excel súboru, e-mailu či dokonca v papierovej forme. Predmetom žiadanky je napríklad požiadavka na montáž nového výčapného zariadenia, objednávka tovaru pri príležitosti organizovania špeciálnej akcie, požiadavka na reklamné predmety atď. Pôvodný spôsob spracovania žiadaniek mal mnoho nevýhod – veľká prácnosť, vysoké riziko chybovosti, neefektivita. Obchodným zástupcom sa tiež často stávalo, že dlhší čas nevedeli, v akom stave je ich žiadanka a koho majú kontaktovať pre zistenie stavu. Univerzálny formulár žiadanky tiež nedokázal jednoducho informovať používateľa, ktoré polia sú povinné a ktoré zbytočné pre jeho prípad.

O spoločnosti Heineken Slovensko

Heineken Slovensko je viac ako 19 rokov lídrom na slovenskom pivnom trhu so stabilným trhovým podielom na úrovni približne 40 %. Heineken Slovensko a.s. je súčasťou jednej z najväčších pivovarníckych skupín na svete – Heineken N.V. Spolu so značkou Heineken, vlajkovou loďou portfólia spoločnosti, Heineken na Slovensku predáva najhodnotnejšiu slovenskú pivnú značku Zlatý Bažant, ďalšie silné slovenské značky Corgoň a Kelt, regionálny Martiner, ako i niektoré známe zahraničné značky – Krušovice, Starobrno a Desperados.

Od roku 2015 sa Heineken Slovensko stal výrobcom najpredávanejšieho cideru na svete, značky Strongbow, ktorý vyrába v pivovare Hurbanovo a dodáva na trhy strednej a východnej Európy.

Riešenie

Vedenie spoločnosti Heineken Slovensko malo záujem o zefektívnenie vyššie spomenutých procesov. Oslovilo Ness s požiadavkou o vytvorenie riešenia, ktoré by zjednodušilo prácu obchodným zástupcom, ich manažérom, dispečerom distribučných skladov, pivným inšpektorom, operátorom zásobovania a ďalším zamestnancom.

Pre spoločnosti Heineken sme navrhli nové riešenie postavené na technológii Android aplikácie (keďže obchodní zástupcovia už disponujú firemnými Android tabletmi a používajú firemné aplikácie), e-mailového schvaľovacieho workflow, webového konfiguračného portálu a databázy MS SQL. V intenzívnej kooperácii s kľúčovými používateľmi zákazníka vznikla aplikácia hForms, ktorá predstavuje rozšírenie a nadstavbu CRM systému Jáchym.

Ako to vidí zákazník…

„V rámci spoločnosti neustále hľadáme riešenia, ako poskytnúť internému zákazníkovi pridanú hodnotu vo forme moderného užívateľského prostredia a komfortu, zrýchlenia práce, väčšej transparentnosti a dostupnosti informácií, riadeného reportingu, dostupnosti histórie, zvýšenia efektivity a v neposlednom rade s tým súvisiace zníženia nákladov. Presne v tomto smere nám odborníci z Ness pomohli.“

Matej Mihálik, Business Solutions Manager, Heineken Slovensko

Výsledok projektu pre Heineken Slovensko

Presun žiadaniek do prostredia mobilnej aplikácie hForms výrazne urýchlil a sprehľadnil celý proces vytvorenia a spracovania žiadanky. Riešenie sme nasadili krok po kroku podľa dohodnutého plánu. Vďaka agilnému prístupu mal zákazník k dispozícii priebežný pohľad na stav projektu a mohol pravidelne sledovať výsledky vývojových prác, čím sa zabezpečila jeho rýchla spätná väzba.

Výsledok projektu je aplikácia hForms spolupracujúca s existujúcim CRM systémom spoločnosti Heineken Slovensko.

Hlavné benefity

Minimalizácia manuálnych činností a zníženie chybovosti pri vytváraní a spracovaní žiadanky

Automatické validácie polí formulára žiadanky ihneď po vyplnení

Dynamické zmeny ponúkaných hodnôt polí formulára na základe zmeny hodnoty iného poľa – vrátane toho, ktoré polia sú povinné a ktoré napr. nie je možné vyplniť

Upozornenie pri nezvyčajnej alebo neočakávanej kombinácii údajov vo formulári

Centrálna správa číselníkov a automatická aktualizácia formulárov na tabletoch

Okamžitý prehľad o aktuálnom stave žiadanky aj s označením schvaľovacieho kroku na ktorý sa čaká

História žiadaniek s možnosťou filtrovania

Notifikácie v Android systéme pri zmene stavu žiadanky

Schvaľovanie alebo zamietanie žiadanky na strane nadriadeného jedným kliknutím na link v e-maile (s možnosťou zadať poznámku – dôvod zamietnutia)

Rôzne workflow v závislosti od konkrétnych hodnôt vo formulári

Automatické generovanie výstupov zo žiadanky pre ďalšie spracovanie

Dáta v štruktúre vhodnej na ďalšiu analýzu vrátane BI systému

Východiskový stav

Obchodní zástupcovia Heineken Slovensko si pôvodne pre prevádzky, o ktoré sa v rámci svojej obchodnej činnosti starajú (najmä oblasť HORECA), vytvárali rôzne žiadanky v rôznych formátoch. Napríklad vo forme Excel súboru, e-mailu či dokonca v papierovej forme. Predmetom žiadanky je napríklad požiadavka na montáž nového výčapného zariadenia, objednávka tovaru pri príležitosti organizovania špeciálnej akcie, požiadavka na reklamné predmety atď. Pôvodný spôsob spracovania žiadaniek mal mnoho nevýhod – veľká prácnosť, vysoké riziko chybovosti, neefektivita. Obchodným zástupcom sa tiež často stávalo, že dlhší čas nevedeli, v akom stave je ich žiadanka a koho majú kontaktovať pre zistenie stavu. Univerzálny formulár žiadanky tiež nedokázal jednoducho informovať používateľa, ktoré polia sú povinné a ktoré zbytočné pre jeho prípad.

O spoločnosti Heineken Slovensko

Heineken Slovensko je viac ako 19 rokov lídrom na slovenskom pivnom trhu so stabilným trhovým podielom na úrovni približne 40 %. Heineken Slovensko a.s. je súčasťou jednej z najväčších pivovarníckych skupín na svete – Heineken N.V. Spolu so značkou Heineken, vlajkovou loďou portfólia spoločnosti, Heineken na Slovensku predáva najhodnotnejšiu slovenskú pivnú značku Zlatý Bažant, ďalšie silné slovenské značky Corgoň a Kelt, regionálny Martiner, ako i niektoré známe zahraničné značky – Krušovice, Starobrno a Desperados.

Od roku 2015 sa Heineken Slovensko stal výrobcom najpredávanejšieho cideru na svete, značky Strongbow, ktorý vyrába v pivovare Hurbanovo a dodáva na trhy strednej a východnej Európy.

Riešenie

Vedenie spoločnosti Heineken Slovensko malo záujem o zefektívnenie vyššie spomenutých procesov. Oslovilo Ness s požiadavkou o vytvorenie riešenia, ktoré by zjednodušilo prácu obchodným zástupcom, ich manažérom, dispečerom distribučných skladov, pivným inšpektorom, operátorom zásobovania a ďalším zamestnancom.

Pre spoločnosti Heineken sme navrhli nové riešenie postavené na technológii Android aplikácie (keďže obchodní zástupcovia už disponujú firemnými Android tabletmi a používajú firemné aplikácie), e-mailového schvaľovacieho workflow, webového konfiguračného portálu a databázy MS SQL. V intenzívnej kooperácii s kľúčovými používateľmi zákazníka vznikla aplikácia hForms, ktorá predstavuje rozšírenie a nadstavbu CRM systému Jáchym.

Ako to vidí zákazník…

„V rámci spoločnosti neustále hľadáme riešenia, ako poskytnúť internému zákazníkovi pridanú hodnotu vo forme moderného užívateľského prostredia a komfortu, zrýchlenia práce, väčšej transparentnosti a dostupnosti informácií, riadeného reportingu, dostupnosti histórie, zvýšenia efektivity a v neposlednom rade s tým súvisiace zníženia nákladov. Presne v tomto smere nám odborníci z Ness pomohli.“

Matej Mihálik, Business Solutions Manager, Heineken Slovensko

Výsledok projektu pre Heineken Slovensko

Presun žiadaniek do prostredia mobilnej aplikácie hForms výrazne urýchlil a sprehľadnil celý proces vytvorenia a spracovania žiadanky. Riešenie sme nasadili krok po kroku podľa dohodnutého plánu. Vďaka agilnému prístupu mal zákazník k dispozícii priebežný pohľad na stav projektu a mohol pravidelne sledovať výsledky vývojových prác, čím sa zabezpečila jeho rýchla spätná väzba.

Výsledok projektu je aplikácia hForms spolupracujúca s existujúcim CRM systémom spoločnosti Heineken Slovensko.

História žiadaniek prevádzky

História žiadaniek prevádzky

Formulár jednej zo žiadaniek, väčšina údajov je predvyplnená automaticky

Formulár jednej zo žiadaniek, väčšina údajov je predvyplnená automaticky

Manažérsky report v MS Power BI (testovacie prostredie)

Manažérsky report v MS Power BI (testovacie prostredie)

Hlavné benefity

Minimalizácia manuálnych činností a zníženie chybovosti pri vytváraní a spracovaní žiadanky

Automatické validácie polí formulára žiadanky ihneď po vyplnení

Dynamické zmeny ponúkaných hodnôt polí formulára na základe zmeny hodnoty iného poľa – vrátane toho, ktoré polia sú povinné a ktoré napr. nie je možné vyplniť

Upozornenie pri nezvyčajnej alebo neočakávanej kombinácii údajov vo formulári

Centrálna správa číselníkov a automatická aktualizácia formulárov na tabletoch

Okamžitý prehľad o aktuálnom stave žiadanky aj s označením schvaľovacieho kroku na ktorý sa čaká

História žiadaniek s možnosťou filtrovania

Notifikácie v Android systéme pri zmene stavu žiadanky

Schvaľovanie alebo zamietanie žiadanky na strane nadriadeného jedným kliknutím na link v e-maile (s možnosťou zadať poznámku – dôvod zamietnutia)

Rôzne workflow v závislosti od konkrétnych hodnôt vo formulári

Automatické generovanie výstupov zo žiadanky pre ďalšie spracovanie

Dáta v štruktúre vhodnej na ďalšiu analýzu vrátane BI systému

Prečítajte si tiež

Zasielanie prehľadu správ z Nessu

Zahajujeme (ne)pravidelné zasielanie prehľadu správ z Nessu

Salesforce u nás má budúcnosť

Rozhovor s Erikom Pavlovičom - Senior Key Account Manager pre Salesforce

Prečítajte si tiež

Zasielanie prehľadu správ z Nessu

Zahajujeme (ne)pravidelné zasielanie prehľadu správ z Nessu

Salesforce u nás má budúcnosť

Rozhovor s Erikom Pavlovičom - Senior Key Account Manager pre Salesforce